研Q148.アマゾンに学ぶ整理しない情報管理術
これならできる。紙情報をコストゼロで管理する押し出しファイリング
この記事は、旧研Ｑ室(ｱﾒﾌﾞﾛ)からの復刻記事です。（初出：2011年06月24日）
photo by sindy世界最大の通販会社アマゾンの商品管理棚には、
本が整理されずにバラバラに並べられているそうです。
⇒ 巨大倉庫の商品はバラバラに陳列されてる？ 「Amazon」にまつわるトリビア - はてなブックマークニュース
きちんと分類して管理するよりも、バラバラに並べたほうがはるかに効率がいい。
ちょっとわかりにくいので、ユーチューブの動画をご覧ください。
アマゾン 巨大倉庫の全容 - YouTube
整理しない管理。
情報管理術として参考にできそうです。
アマゾンでの情報管理に活躍しているのは、
おそらくこれでしょう。→
米シンボル社のバーコードスキャナ
MC9090-Gです。
僕が実践している「整理しない管理方法」をご紹介したいと思います。
いつの間にかどんどん増えてきて身の回りにあふれかえってしまう紙情報。
野口式押し出しファイリングシステムで、
コストゼロ、手間もほとんどかけずに紙情報を管理しています。
野口悠紀雄先生考案の押し出しファイリングシステムです。
Amazon
図書館
Yahooショッピング
セブンネット
押し出しファイリングシステムは、明らかに
ジャーナリスト山根一眞氏の「山根式袋ファイル」を下敷きにしています。
⇒ スーパー書斎の仕事術 (アスペクトブックス)
山根式が封筒に見出しをつけて50音順に並べるのに対して、
野口式押し出しファイリングシステムは、
見出しはつけるものの、整理して並べたりはしません。
ただ並べるだけです。
ルールはただひとつ。
取り出して使ったファイルや新しく追加したファイルは
必ず本棚の左端に戻すこと。
こうすると、あまり使わないファイルは次第に右のほうに押し出されて
本棚には左から使用頻度が高い順番に並ぶことになります。
これだけで必要な書類がすぐに取り出せるようになります。
この単純さならば続けられると判断して、
「超」整理法を読んですぐに実践し始めました。
身の回りの書類をぜんぶ放り込んでも本棚一段程度に収まるので、
最悪でも本棚一段分を探すだけです。
書類が見つからない状況というのは、書類をどこにしまったのかわからなくなっている状態です。
ポケット一つの原則
で、書類をすべて押し出しファイリングシステムに放り込んでおけば、
見つからない状況というのはあり得ません。
山根式袋ファイルを先に知っていただくほうがわかりやすいので、
山根式からご説明します。
A4サイズの書類袋の左端に見出しを書き込んで、
関連の書類をぜんぶ放り込みます。
見出しの上には見出しの読みをカタカナ３文字で書き込んで、
袋を50音順に並べます。
↓こちらのブログでイメージがつかめると思います。
⇒ センセイブログ。:究極のファイリングシステム。
見出しの書きかたは、↓こちらのブログが詳しいです。
⇒ お役立ち情報発信館:山根式袋ファイル(2)
野口式押し出しファイリングシステムでは、
見出しの50音順に並べたりはしません。
過去の自分がどんな見出しをつけたか忘れてしまったら探せなくなりますから。
その代わり袋の見出しを片っ端から見て探していく。
使用頻度順に並んでいるので、最短時間で見つけることができるという寸法です。
ただし、押し出しファイリングシステムが有効なのは
個人が管理する情報に限ります。
会社などで複数の人が使う書類は、山根式のほうが適しているでしょう。
（それにしても、他人がつけた見出しをどうやって見つければいいのだろうか？）
使用する書類袋は、いつの間にかたまってしまう不要になった書類袋で十分です。
つまりコストはゼロ円です。
家に不要な書類袋がなければ、会社で不要になったものをもらってくればいい。
最悪100円ショップで購入しても安いものです。
袋の高さをA4サイズに合わせてカットするように書いてありましたが、
面倒なのでそれもやっていません。
とにかく簡単で、無理なく続けられるのがいちばんですよね。
情報管理で失敗するのは、運用が面倒で続けられなくなるのが最大の原因だと思います。
アマゾンも、本を出版社順や著者順、ジャンル別などで整理してしまったら、時間とコストがかかってとても続けられないでしょう。
整理しない情報管理方法。
身の回りの書類管理に困っていたら、やってみてはいかがでしょう？
おまけ（パソコンを使った情報管理）
「超」整理法には、パソコンで個人の情報を管理する方法も書いてあります。こちらも、とにかく分類整理しないこと。
できればディレクトリ（フォルダ）も分けないほうがいいとあります。
この本は、MS-DOS時代の古いものなので、ファイル名は半角8文字までという制限がありましたが、
今ならば、ファイル名の一部を日付にしておくなどの工夫で、
ファイルが簡単に見つけ出せるようになります。
たとえば、この記事の下書きを
「下書141013_研Q148アマゾンに学ぶ整理しない情報管理術.txt」
などとしておく。
エクスプローラーでファイルを表示したときに、「名前順」表示でファイルが日付順にズラリと並ぶのでファイルが何百あっても簡単に見つかります。
ファイルを「日付順」で表示すればいいという考えもありますが、
ファイルをあとで編集してしまうと最終更新日順に並んでしまうので、
自由に記述できて勝手に変更されない「ファイル名方式」を僕は採用しています。
しかも、テキストファイルで保存してあるので、秀丸エディタ
のgrep検索機能を使って、何百ものテキストファイルの本文から特定の単語を探し出すこともできます。写真の管理
写真も整理したり見出しをつけたりはしないで、ただパソコンに放り込んであるだけです。キヤノンのデジカメIXYdigital210ISに付属していた「Canon ZoomBrowser EX」というソフトでデジカメデータをパソコンに取り込んでいるので、写真ファイルは日付名のフォルダに放り込まれています。
デジカメで撮影した写真のファイル名は
「IMG_5148.JPG」などのような通し番号で記録されているので、
検索で見つけ出すことは困難です。
そこで、テキストファイルで記録した日記を併用しています。
日記といっても大した物ではなく、
たとえば、
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Diary 14/10/13(月)
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◯東京見物。
・東京駅、皇居、日比谷公園、ビックカメラ有楽町店、交通会館ビル
◯有楽町ガード下「××××××」でひとり飲み。
◯新橋「×××ホテル」に宿泊。\12,000。
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Diary 14/10/14(火)
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○東京発10:00やまびこ◯◯◯で帰福。
◯東京弁当\1,600。
のような、行動記録を1年分の日記ファイルにズラズラと記録してあるだけです。
1年分がぜんぶ入っているので、日比谷公園に行ったのが14/10/13だったことがわかります。
そのときの写真をさがしたければ、14/10/13の写真ファイルを見てみれば、すぐに目的の写真が探し出せます。
この方法は、負担にならないのでもう何年も続いているし、
前回あの病院に行ったときはいくらかかったか、なんてこともすぐに調べることができるのであります。
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記事末尾200posted by +M Inamura (水村亜里)
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